Workflow
Postupná elektronizace jednotlivých agend a možnosti jejich propojení v rámci počítačových sítí otevírají prostor pro automatizaci monitoringu a řízení jednotlivých agendových činností, automatizaci činností samotných, případně jejich propojení do komplexních pracovních postupů pokrývajících interní i business potřeby organizace. Implementace vhodných nástrojů a systémů pro řízení workflow může přinést okamžité výhody jak v oblastech automatizace konkrétních činností, tak i v oblastech měření výkonnosti a podpory rozhodování.
Workflow reprezentuje systém řízení pracovních postupů zahrnující zaměstnance, systémy, dokumenty a úkoly, které musí být provedeny podle nastavených pravidel. Elektronizace těchto postupů dává možnost automatizovat nebo zásadním způsobem zjednodušit činnosti spojené s řízením procesů a z nich vyplývajících úkolů. Jedná se o hlídání termínů, avíza a eskalace při jejich překročení, navrhování zpracovatelů podle organizační struktury nebo pracovního týmu a další řídící činnosti.
Na základě analýzy procesů navrhujeme a implementujeme systémy řízení workflow pro interní i business orientované procesy. Tam, kde to je účelné, řešíme pomocí těchto systémů problematiku
- automatizace, která slouží k efektivnějšímu řízení činností a integraci informačních systémů,
- vynutitelnosti průběhu zpracování daného procesu podle stanovených pravidel,
- kontroly úplnosti a konzistence zadávaných úkolů a odevzdávaných výsledků,
- bezpečnosti a průkaznosti průběhu zpracování procesů,
- měření výkonnosti a reportingu (KPI, Balanced scorecard).
Kromě implementace základních interních procesů založených na formulářích jako jsou:
- schvalování žádanek (dovolená, interní objednávka...),
- vyúčtování služebních cest,
- schvalování faktur
Implementujeme i automatizaci zpracování obchodních případů a jejich řízení pokud se týká:
- opakovatelných a pevně daných postupů zpracování obchodních případů,
- komplexních a dynamických dlouhodobých procesů přípravy a realizace obchodních případů.
Rovněž navrhujeme a realizujeme i požadavky na integraci interních informačních systémů v rámci podnikových procesů, popřípadě i komunikaci se systémy externích partnerů a dodavatelů.
Vytváříme tak ucelený informační a řídící systém, který přináší managementu i pracovním týmům schopnost
- prosadit a uvést do reálného života konkrétní postupy a pravidla,
- automatizovat často opakované činnosti a zvýšit tak výkonnost nastavených procesů.